Wat is de juiste mappenstructuur / bestandsnaam in Google Drive voor jouw bedrijf?

Er is niet 1 juiste hoofdstructuur, er zijn vele mogelijkheden afhankelijk van de bedrijfsstructuur.

 Hieronder enken voorbeelden.

Op basis van verantwoordelijkheid

Deze structuur zie je vaak in een traditionele Windowsserver omgeving. Of je hebt toegang tot alles in een map of niets. Deze structuur beperkt je in flexibiliteit.

1. Administratie
2. Directie
3. Marketing
4. Operationeel
5. Personeelszaken
6. Sales

Op basis van locatie

Wanneer een bedrijf meerdere locaties heeft die als zelfstandige locaties werken met hun eigen administratie en personeel zou je op basis van locatie een indeling kunnen maken. Wanneer er overkoepelde sub-organisaties zijn zoals Administratie en Personeelszaken werkt dit niet. 

1. Nederland
2. Duitsland
3. Fankrijk
4. België

Op basis van onderwerp

Op basis van onderwerp is het meest voor de hand liggend. Dit is de kortste weg naar je doel. Ook ben je vele male flexibeler met wie wel / geen toegang heeft.

1. Verkoopinformatie
2. Prognoses
3. Offertes
4. Opdrachten
5. Werklijsten
6. Planning
7. Urenregistratie
8. Facturen
9. Personeelsdossiers
10. Handboek
11. Website
12. Foto's

Op Basis van datum/ jaar

Op basis van jaar zie je vaak bij sub-mappen zoals Administratie.

De mix

Heb je een combinatie van locaties en overkoepelende sub-organisaties (uitvoerend) dan kun je denken aan de volgende structuur:

1. Administratie (voor alle locaties)
2. Verkoop (voor alle locaties)
3. Personeel (voor alle locaties)
4. Operationeel
1. Nederland
2. Duitsland
3. Frankrijk
4. Belgie
5. Handboek (voor alle locaties)
6. Website

De juiste bestandsnaam

De juiste naam van een bestand of map is dusdanig opgebouwd dat deze uniek is en goed vindbaar is. Versienummers is niet nodig, dit kun je binnen het document opslaan. Meer informatie over versiebeheer vind je hier.

[Onderwerp] [Locatie] [Maan/Jaartal]

Prognose Nederland 2018 of Planning Zevenaar 03-2017

Ga je zoeken op Prognose dan vind je alle Prognoses van alle landen van alle jaartallen:

Prognose Nederland 2016
Prognose Nederland 2017
Prognose Nederland 2018
Prognose Zwitserland 2016
Prognose Zwitserland 2017
Prognose Zwitserland 2018